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Gestor documental de Recursos Humanos

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Sistematice y gestione de modo integrado todos los documentos relacionados con su plantilla.
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Gestor documental de Recursos Humanos

¿Qué es un gestor documental de Recursos Humanos?

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Un gestor documental de Recursos Humanos es una herramienta esencial en la gestión de personal de una empresa, ya que desempeña un papel fundamental en la organización y archivo de todos los documentos relacionados con la contratación y la vida laboral de los empleados. Desde el momento en que un nuevo empleado se une a la empresa hasta su eventual desvinculación, este sistema se convierte en el epicentro de la gestión de documentos en el departamento de Recursos Humanos.

La importancia de esta herramienta radica en su capacidad para mantener un orden meticuloso en la gran cantidad de documentos que se generan durante el ciclo de vida de un empleado. El gestor documental de Recursos Humanos permite que estos documentos se capturen, archiven y almacenen de manera eficiente y segura.

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Plataforma
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Toda la documentación de Recursos Humanos está centralizada y clasificada en la plataforma, minimizando el riesgo de pérdida y reduciendo el tiempo de búsqueda.
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Sincronización
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Los documentos se sincronizan en la plataforma desde una carpeta origen o subiéndolos manualmente mediante un formulario. En combinación con nuestro sistema de Firma electrónica, los documentos una vez firmados se clasifican automáticamente según su tipo.
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Automatización
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Envía emails automáticos personalizados de aviso al sincronizar un tipo de documento.
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Accesibilidad
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Accede desde cualquier lugar, sin comprometer la seguridad, desde un dispositivo móvil, ordenador o tablet, configurando diferentes tipos de usuarios y permisos.
¿De qué documentación se encarga un gestor documental de Recursos Humanos?
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Un gestor documental de Recursos Humanos se encarga de gestionar una amplia variedad de documentos relacionados con la contratación, la vida laboral y la gestión de los empleados en una empresa. Algunos de los tipos de documentación que este sistema maneja incluyen:

  1. Documentos de contratación: contratos de trabajo, acuerdos de empleo, formularios de impuestos, acuerdos de confidencialidad y cualquier otro documento necesario para formalizar la relación laboral entre la empresa y el empleado.
  2. Documentos de identificación y verificación: copias de documentos de identidad, tarjetas de seguridad social, permisos de conducir u otros documentos necesarios para verificar la identidad y la elegibilidad para el empleo.
  3. Documentación de beneficios: información sobre seguros de salud, planes de jubilación y cualquier otro beneficio ofrecido por la empresa a sus empleados.
  4. Registros de capacitación y desarrollo: documentos relacionados con la formación y el desarrollo de los empleados, como certificados de cursos, evaluaciones de competencias, planes de desarrollo profesional y registros de asistencia a seminarios y talleres.
  5. Evaluaciones de desempeño: resultados de las evaluaciones de desempeño periódicas, junto con los planes de mejora y desarrollo relacionados.
  6. Historial laboral: información sobre puestos anteriores, ascensos o cambios en las responsabilidades laborales de un empleado.
  7. Registros de ausencias y permisos: solicitudes de tiempo libre, permisos, bajas y otros tipos de ausencias del puesto de trabajo.
  8. Comunicaciones internas: gestiona correos electrónicos, notificaciones y otros tipos de comunicación interna relacionados con asuntos laborales.
  9. Documentos de cumplimiento legal: documentos relacionados con el cumplimiento de leyes laborales y regulaciones gubernamentales, como documentación relacionada con inmigración e igualdad de oportunidades en el empleo.
  10. Documentos de finalización de contrato y despido: documentación relacionada con la salida de la empresa de un empleado, como cartas de renuncia, notificaciones de despido, acuerdos de finalización, etc.

La gestión efectiva de esta amplia variedad de documentos es esencial para garantizar el cumplimiento de regulaciones, mantener registros precisos de la historia laboral de los empleados y proporcionar una gestión eficiente de los recursos humanos en una organización.

¿Cómo ayuda a organizar la información un gestor documental de Recursos Humanos?
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Un gestor documental de Recursos Humanos ayuda a organizar la información de diversas maneras, lo que contribuye significativamente a la eficiencia y la efectividad de la gestión de Recursos Humanos en una empresa. Algunas formas en las que un gestor documental de Recursos Humanos ayuda en la organización de la información son:

  1. Centralización de documentos: un gestor documental reúne todos los documentos relacionados con los empleados en un solo lugar. Esto facilita el acceso rápido y la búsqueda de información. En lugar de tener archivos dispersos en diferentes ubicaciones físicas o digitales, todo está en un único sistema.
  2. Categorización y etiquetado: los documentos se pueden categorizar y etiquetar según diferentes criterios, como el tipo de documento, el empleado al que pertenecen, la fecha de creación y otros atributos relevantes. Esto permite una organización lógica y una recuperación más rápida de la información.
  3. Búsqueda avanzada: los gestores documentales suelen ofrecer potentes herramientas de búsqueda que permiten a los profesionales de Recursos Humanos encontrar documentos específicos de manera eficiente. Puedes buscar por palabras clave, fechas, nombres de empleados o cualquier otro criterio relevante.
  4. Control de versiones: para documentos que cambian con el tiempo, como contratos de trabajo o evaluaciones de desempeño, un gestor documental puede mantener un historial de versiones, lo que facilita el seguimiento de cambios y revisiones a lo largo del tiempo.
  5. Recordatorios y alertas: el sistema puede configurarse para enviar recordatorios automáticos en fechas importantes, como vencimientos de contratos. De este modo, ayuda a evitar retrasos y asegura el cumplimiento de plazos.
  6. Control de acceso y seguridad: los gestores documentales permiten establecer permisos y restricciones de acceso a la información, asegurando que solo las personas autorizadas puedan ver o modificar documentos sensibles. Esto es fundamental para la protección de la información confidencial de los empleados.
  7. Automatización de flujos de trabajo: algunos sistemas de gestión documental pueden automatizar procesos y flujos de trabajo relacionados con la gestión de documentos, como la aprobación de cambios en contratos o la revisión de evaluaciones de desempeño.
  8. Informes y análisis: los gestores documentales suelen proporcionar herramientas de generación de informes que permiten a los profesionales de Recursos Humanos analizar datos y obtener información valiosa sobre tendencias, cumplimiento y eficiencia en la gestión de documentos.

Los gestores documentales de Recursos Humanos no solo almacenan documentos, sino que también los organizan de manera sistemática, facilitan su búsqueda, aseguran su integridad y controlan su acceso. Esto mejora drásticamente la eficiencia y la precisión de la gestión de Recursos Humanos, al tiempo que garantiza el cumplimiento de normativas y la protección de datos confidenciales.

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